COMMENT GÉRER SA LOCATION À DISTANCE : ASTUCES ET CONSEILS PRATIQUES

L'oeil de l'expert
Que ce soit par choix ou par contrainte, il est parfois nécessaire de savoir déléguer la gestion logistique de votre location. Notre expert, Cédric Génin*, nous explique comment gérer votre location à distance en toute sérénité…

Pourquoi gérer sa location à distance

Déléguer la gestion logistique de sa location (entrée, sortie, ménage, menues réparations…) n’est pas toujours un choix. Vous habitez peut-être trop loin de votre bien en location pour être présent à chaque fois pour accueillir vos locataires. Votre ami ou voisin qui gère habituellement les arrivées sur place est peut-être défaillant (maladie temporaire, congés, etc…). Dans ces deux cas, vous devez alors trouver localement une personne de confiance. Mais vous pouvez aussi choisir de déléguer tout ce qui peut l’être pour passer moins de temps à gérer votre location. Dans tous les cas, il faut trouver des moyens fiables pour déléguer en toute sérénité… car sinon cela peut facilement devenir une source de stress !

Trois façons de trouver LA bonne personne

Ce qui vient tout naturellement à l’esprit quand on souhaite déléguer la gestion logistique de sa location est de confier cette tâche à une connaissance : ami, voisin, femme de ménage, etc… L’avantage est que vous faites déjà pleinement confiance à cette personne : une vraie tranquillité d’esprit pour vous. Ce qui est plus compliqué, ce sont les aspects financiers : quelle rétribution pour assurer cette mission ? comment déclarer cette personne ? faut-il faire un contrat ? Tous ces éléments sont un peu délicats, mais très importants. Si les règles sont mal définies au départ, cette relation peut s’écourter de façon prématurée. Le plus simple reste de définir un forfait pour chaque « entrée/sortie/ménage ». Cela évitera de discuter chaque fin de mois sur le nombre d’heures passées…

Autre option : vous appuyer sur des professionnels sur place. Le plus simple est de recourir aux services d’une agence immobilière qui soit fait elle-même les entrées/sorties, soit les coordonne pour vous avec le ménage. Le niveau de service est souvent plus professionnel, mais le coût va avec…

Dernière solution : « recruter » une personne spécifiquement pour cela, en proposant une « offre d’emploi » via un site de petites annonces. A vous d’être très précis sur ce que vous attendez (tâches confiées, disponibilité horaire, astreintes éventuelles…) et sur les conditions financières proposées (forfait, rémunération au temps passé, modalités de règlement…). Reste ensuite à vous assurer que la qualité de l’accueil et du ménage sont au rendez-vous. Ce n’est pas forcément la solution la plus simple, mais elle mérite d’être citée, bon nombre de propriétaires étant passés par là !

Dans tous les cas, veillez à bien définir ce que vous attendez de la personne à qui vous déléguer la gestion logistique de votre location (entrée, sortie, ménage…). N’hésitez pas à faire une liste de contrôle de tout ce qui doit être demandé à chaque entrée de locataire (contrat, chèque de caution…) et vérifié avant chaque départ (état des lieux…). Idem pour le ménage, si vous voulez assurer une prestation de qualité à vos futurs locataires. Pour vous aider, voici une CHECK-LIST très utile pour déléguer le plus efficacement possible !

Et les services de conciergerie professionnels ?

Il existe de nombreux prestataires de services de conciergerie sur le marché. Ces prestations se sont développées à vitesse « grand V » avec l’essor du marché de la location saisonnière. Alors pourquoi ne pas profiter de leurs services ?

Ils s’occupent le plus souvent des entrée/sortie, du ménage, y compris parfois de la gestion des draps et du linge de maison (nettoyage, lits faits à l’arrivée…). En revanche, les petites réparations (ex. : chauffe-eau en panne) ne sont la plupart du temps pas incluses dans leurs services. Validez-bien à l’avance ce qui est couvert, pour être le plus réactif possible vis-à-vis des besoins et attentes de vos locataires.

Certaines sociétés de conciergerie sont présentes au niveau national (ex. : Bnbsitter, Welkeys,…). D’autres interviennent plus localement. Vous pouvez les trouver facilement en les cherchant sur votre moteur de recherche préféré, en tapant par exemple « conciergerie location saisonnière + [votre ville] ».

Comparez bien les prix, les services inclus et les conditions (abonnement annuel, taux de commission, résiliation, facturation si la location vide plusieurs semaines d’affilée…). Et comme pour toute délégation, n’hésitez pas à demander à vos locataires ce qu’ils ont pensé de la prestation : les locataires apprécieront cette attention et vous saurez ainsi vraiment ce qui se passe chez vous !

La technologie à la rescousse !

Vous pouvez aussi confier le ménage à une personne donnée et automatiser la gestion des entrée/sortie grâce à la technologie. Il existe aujourd’hui différents systèmes qui permettent aux locataires de récupérer les clés en votre absence :
– Poignée digicode sur la porte d’entrée (code fourni à l’avance – comme dans les hôtels)
– Mini coffre-fort extérieur contenant la clé (code individuel envoyé par SMS ou email)
– Clé électronique (ouverture avec une application sur le smartphone du locataire)

Vos locataires sont ainsi libres d’arriver 24H/24 et 7J/7 : c’est un atout majeur pour votre location, d’autant plus intéressant pour la clientèle de tourisme d’affaires. Ceci ne résout pas le problème du ménage (à gérer séparément), ni celui de l’état des lieux entrant (à reprendre par exemple du dernier état des lieux sortant). Cela évite cependant à votre personne de confiance de se déplacer plusieurs fois : pour le ménage, pour l’entrée et pour la sortie… A considérer donc comme une solution vous facilitant la logistique !

Oui, la délégation a du bon

L’idéal reste bien sûr d’accueillir ses locataires en personne pour plus de convivialité, mais ce n’est pas toujours possible. D’où la nécessité de mettre en place cette solution de dépannage, qui devient une solution pérenne pour tous ceux qui n’ont d’autres choix que de gérer à distance.

Il est vrai que, quelles que soient les solutions que vous choisirez, déléguer a un coût. Mais cela a aussi le grand avantage de vous libérer du temps et de ne plus avoir à courir tous les week-ends ou même en semaine pour s’assurer du bien-être des locataires.

La délégation est aussi la seule solution quand vous avez plusieurs biens. Alors n’hésitez plus à étudier cette solution pour vivre plus sereinement votre location. Étudiez les offres du marché, comparez-les vous-même ou passez par un comparateur comme par exemple « quelconcierge.com ».

En résumé :

L’idéal est de pouvoir accueillir ses locataires soi même mais déléguer une partie ou la totalité de la gestion logistique de votre location s’impose parfois à cause de la distance ou par manque de temps.

Définissez clairement avec votre personne de confiance sur place (particulier ou professionnel) les services couverts et les conditions financières.

Comparez les offres des services de conciergerie, locaux ou nationaux, qui pourront vous apporter des services très complets. Négociez les tarifs.

Demandez à vos locataires leur avis sur la prestation, pour garder un œil attentif sur ce qui se passe chez vous : c’est de votre image qu’il s’agit.

Étudiez les technologies qui peuvent vous permettre une plus grande flexibilité dans l’accueil de vos locataires : un atout indéniable !

*Cédric Génin est expert du Marketing de la location saisonnière. Auteur, formateur, coach et conférencier, il est rédacteur en chef du site CommentLouerPlus.fr. Créateur de plusieurs méthodes de vente dédiées à la location saisonnière, il accompagne les propriétaires (gîtes, meublés de tourisme, chambres d’hôtes…), dans tout le monde francophone, pour booster leur taux d’occupation à l’année.

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